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知ってる人は知っている Backlogで上手に情報管理する5つのテクニック

Development

2017.11.06

XD事業部の吉本です。

「プロジェクトの最新情報がどこにあるのかわからない」という状況、よくありますよね。プロジェクト計画書、ページリスト、MTG議事録など…重要な情報はすぐに取り出せる場所にまとまっていないと、最新情報の取り違えや担当引き継ぎの際のトラブルの元になります。僕らは元々各ドキュメントを様々な形式で管理していましたが、Backlogにまとめるようにしてからは情報共有がとてもスムーズになりました。知っている人は知っている、というようなものかと思いますが、今回は僕らが実際に使っているBacklogの活用法をご紹介します。

 

 

1. MTG議事録

プロジェクトに関するMTG議事録は全てBacklogのwikiで管理しています。

MTG前にアジェンダを立てて、MTG中にBacklogを直接編集して、MTG終了時に保存するので、自席に戻ってから議事録を整理する時間などが削減され、とても効率的です。

また、MTG回数が多いプロジェクトだとwikiが議事録だらけになるので、タイトルのつけ方を工夫することでwikiページ右側のメニューエリアをアコーディオン形式に整理することも可能です。

上記のように、ページ名内で「/(スラッシュ)」を使うと、

wikiページ右の「ページ一覧」をアコーディオンに整理することができます。

2. ページリスト

サイトのページリストやtitle、descriptionもBacklogのwikiで管理しています。

wikiはエクセルファイルで管理するよりも探しやすく、更新履歴も残るので最新情報の管理も安心です。

作成方法もとても簡単で、

wikiのページの内容編集エリア上部のテーブルアイコンをクリックするだけです。

 

登録ボタンを押すと表組みが表示されます。列を増やしたい場合は編集モードに切り替えて、「header」と「col」を必要な分だけ追加するだけです。

※header行最後の「h」を削除するとヘッダとして認識されなくなるのでご注意を。

また、列の追加ではなく内容の編集や行を追加したい場合は、

表組みにマウスを乗せると表示される「編集モード切り替えボタン(鉛筆アイコン)」をクリックします。

すると、表組み自体が編集モードに変わるので、直接編集することも可能です。

3. 開発環境情報

開発環境のURLやbasic認証情報、CMSの管理画面情報などもBacklogのwikiで管理しています。

これらの情報は頻繁かつ様々な人が参照するので、Backlogにまとめてあるととても便利です。

4. プロジェクト計画

プロジェクト計画もwikiで管理しています。

プロジェクト計画にはスコープ、前提条件、プロジェクトの目的やKPIなど重要な情報が記載されているので、これらもBacklogにまとめておくといつでも振り返ることができて便利です。

5. スケジュール表

プロジェクト規模にもよりますが、3ヶ月程度の規模感であればBacklogのガントチャートを活用します。

課題の管理をBacklog、タスク・スケジュール管理をエクセルといった形で管理先を分けていると、管理負荷も高いので、スケジュール表もBacklogにまとめてあると便利です。僕らは特別な要望がなければエクセルのスケジュール表は作成せず、Backlogのガンドチャートだけで管理しています。

また、初回登録の便利なやり方がBacklogを提供しているnulab社からも紹介されているので、興味がある方はご参照ください。プロジェクト開始時にBacklogに一括登録することが可能です。記事はこちら

まとめ

僕らがこのようにBacklogに情報を集約するようになってよかったこととしては、

・情報が整理され「どこに何があるか」「最新情報はどれか」が分かりやすくなった

・Backlogは日々業務で使っているので、各情報に接触する機会が増え資料がアップデートされやすくなった

・普段直接的にプロジェクトに関わらない管理職がプロジェクトの状況を把握しやすくなった

などがあります。

プロジェクトの情報管理でお悩みの方は、Backlogをもっと活用してみてはいかがでしょうか?どれも簡単に取り入れることができると思うので、どれか1つでも参考になれば幸いです!

ヤモリ

吉本 健太 / エクスペリエンスデザイン事業部クリエイティブグループリーダー

Group Leader / UX Director マネジメント業務を主務としながら、UXディレクターとしてWebサイトのクリエイティブディレクションや、業務系アプリのUX/UIディレクションを担当。

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