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円滑な進行を行うために必要なプロジェクト計画書の作り方〜その3〜

PM

2022.02.18

前回までの記事のその1その2ではプロジェクト計画書とはどのようなものか、役割は何か、記載項目の一部を紹介させていただきました。
最後は残りの記載項目の「コミュニケーションルール」から「リスク管理」の紹介とまとめです。

プロジェクト計画書の記載項目

 

8. コミュニケーションルール

プロジェクト体制の各社でどのようにコミュニケーションをとるのかを定義します。コミュニケーションの質はプロジェクトの質に大きく影響します。
連絡方法はメールによるやり取りなのか、その場合メーリングリストを使うのか、件名のルールはあるのか、もしくはプロジェクト用の管理ツールを用いるのか…など、コミュニケーションのルールを定義しておかないと混乱を招く可能性があります。制作用の素材や成果物のデータの連携方法についても、自社以外に送付する場合には、各社でセキュリティの規定が存在する場合もありますので事前に確認が必要です。
連絡方法以外にも進行過程でいつミーティングを実施するのか、決まった時間・曜日で定例ミーティングを実施するのかなどを記載します(コロナ禍であればオフラインなのか、Google Meetなどを利用してオンラインで実施するのかも決めると良いです)。また、ミーティングの議題や議事録の作成や承認ルールも決めておくと担当や役割が明確になります。

(例)

9. 課題管理

プロジェクトが進む中で発生する課題の管理方法について明記します。プロジェクト進行中は必ずと言っていいほど、予測していなかった問題や次にするために対処しなくてはならない課題に直面します。「課題管理」とは、プロジェクト発足時に定義したスケジュールやスコープ、タスク、予算、ゴールなどを計画通りに進める際に、生じる(た)問題を的確に把握し、その問題を解消するためにやるべきこと/やると決めたことに整理分解し、プロジェクト関係者がそれらの対応状況を把握しやすいように管理していくことを指します。発生した課題に対応せず放置すると後々炎上にもなりかねません。利害関係者で顕在化した問題を共有し、担当者や期日を設定した上で対応することがプロジェクトを成功させるための大切な要素です。

(例)

10. リスク管理

リスクとはプロジェクトの進行に影響を与える不確実な事象を示します。噛み砕いた言い方をすれば「プロジェクト中に起こったら嫌なこと」です。
上述の「課題管理」と同様に、綿密な計画を練っていても、その計画に不釣り合いな事象は発生することがあります(その計画の時点では想定できなかった事象もリスクのひとつになります)。そのリスクを管理する「リスク管理」は、プロジェクトの開始から完了まで、発生し得るリスクを洗い出したり可視化して共有し、対策を決めることを指します。
順調に進行している時は良いですが、問題が発生した時に対策があるかどうかで処理のスピードに大きな差がでます。リスク管理で大切なのはリスクとなる不確実性を排除するのではなく、リスクの発見からアセスメント(影響度評価・分析) 、対応策検討を継続的に行うことで、プロジェクトの不確実性を軽減したりコントロールすることです。
これから起こりかねない潜在的なリスクをプロジェクトの計画段階で予測することで、そのプロジェクトが達成可能であるかを確認できます。もしも回避が難しそうなリスクがあれば事前に対策することで、事象が発生しても予防策を練っていれば軌道修正する負荷は少なくなります。リスク管理を行えばプロジェクトの効率性も向上します。

(例)

最後に

初期のプロジェクト発足段階では、具体的な仕様や機能、コンテンツは決まっていません。その様な中で紹介した「プロジェクト計画書」を用いて、プロジェクトの背景やゴール、スコープ、スケジュール、体制図、コミュニケーションルールなどを定義すれば、利害関係者の全員が認識を合わせることができて、協働を開始する準備が整います。参画するメンバーの各々の認識が異なれば、その分曖昧にしていたことから認識の齟齬が発生してしまい、プロジェクトの停滞や関係性の悪化も免れません。

また、プロジェクト計画書は、プロジェクトの初期段階において作成と更新を繰り返しながら精度を高めていきます。プロジェクトの計画段階のため、不明な部分は出てきます。最初から完璧に仕上げようとせず、作成時点での不明点の抽出とそれがどうなれば詳細を詰められるかを把握しておき、次に進めるようにすることも大切です。プロジェクトの初期段階で確定してもそれで終わりというわけではなく、プロジェクトを進めていく中で記載内容に変更があった場合は適宜調整を行います。立ち返る時も含めてプロジェクトが完了を迎える時まで、プロジェクトに寄り添い、計画書を活用し続けましょう。

今回紹介した10個の項目を事前に考えた上で、その考えたことをドキュメント化するだけでも円滑なプロジェクト進行を行うために効果的と思いますので、参考にしてみてください。

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